Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Vuorenmaa Yhtiöt Oy tietosuoja 

Tämä on Vuorenmaa Yhtiöt Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. 
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten me Vuorenmaa Yhtiöt Oy:ssä keräämme ja käsittelemme henkilötietoja asiakkaista, potentiaalisista asiakkaista, alihankkijoista ja muista liikekumppaneista sekä näiden edustajista, joiden kanssa meillä on asiakas- tai liikesuhde taikka tavoitteena luoda sellainen.

Tietosuoja- ja rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Vuorenmaa Yhtiöt Oy (0641060-9)
Latojantie 1 
62100 Lapua

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Vuorenmaa Yhtiöt Oy / Tietosuoja
Latojantie 1 
62100 Lapua
markkinointi@vuorenmaa.fi

3. Rekisterin nimi

Vuorenmaa Yhtiöt Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri, joka kattaa asiakassuhteen hoidon, myynnin, markkinoinnin sekä hankinta- ja ostotoiminnot.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakas- tai yhteistyösopimus (tilanteissa, joissa olet rekisteröitynä ko. sopimuksen osapuoli ja tietojen käsittely liittyy sopimuksen täytäntöönpanoon) tai Vuorenmaa Yhtiöt Oy:n oikeutettuun etuun (kuten asiakas- tai yhteistyösuhteen hoito, suoramarkkinointi, saatavien perintä) perustuen asiakassuhteeseen tai muuhun tarkoituksenmukaiseen yhteyteen tai yritys-/yhteisöasiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on 
•    Yhteydenpito asiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin tai sidosryhmiin sekä näiden välisen suhteen ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi 
•    Asiakasviestintä (ml. palaute- ja asiakastyytyväisyyskyselyt), myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen, suoramarkkinointi 
•    Verkkomainonnan kohdentaminen 
•    Toimittajien hallinta ja valvonta
•    Saatavien hallinta ja perintä
•    Asiakkaan käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta
•    Väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen
•    Analysointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten.

5. Rekisterin tietosisältö

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakas- tai yhteistyökumppaniyritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä (ml. uutiskirjeen tilaajat, tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat, verkkosivustolla vierailijat). Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite), asiakashistoria (esim. yhteydenotot, tilaisuuksiin osallistuminen, asiakastyytyväisyyskyselyt ja asiakaspalautteet), suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot sekä mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille eikä niitä siirretä ETA-alueen ulkopuolelle. Käyttämämme HubSpot-palvelun henkilötiedot säilytetään EU-alueella sijaitsevilla servereillä. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Vuorenmaa Yhtiöt Oy käyttää ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita esim. uutiskirjeen lähetyslistojen, asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpitoon sekä tilaisuuksiin osallistujien tietojen käsittelyyn. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojakäsittelysopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Vuorenmaa Yhtiöt Oy huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista, paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään. Potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä kerättäviä henkilötietoja säilytetään lain sallimissa puitteissa. Vuorenmaa Yhtiöt Oy arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi Vuorenmaa Yhtiöt Oy huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Laadittu 21.6.2023. Viimeisin muutos 21.6.2023.